Cos'è la conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva è il passaggio successivo all'archiviazione elettronica dei dati, e presenta notevoli benefici, in particolare per enti e aziende che producono elevate quantità di documenti fiscalmente rilevanti che devono essere, a norma di legge, conservati per più anni (elenco). Interviene sia nel ciclo attivo sia nel ciclo passivo.
Conservare digitalmente significa, in sintesi, sostituire i documenti cartacei con l'equivalente documento in formato digitale che viene bloccato nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. L'applicazione della conservazione sostitutiva ai processi aziendali consente di non emettere più documenti cartacei (dematerializzazione); per i documenti già prodotti, si parla invece di smaterializzazione (trasformazione del cartaceo in digitale).
Una precisa normativa regola la procedura legale/informatica della conservazione sostitutiva; in particolare, viene prevista una figura di riferimento centrale, che deve essere opportunamente formata, il Responsabile della Conservazione Sostitutiva e la redazione di un Manuale del Responsabile.
Il servizio offerto da WorkDoc (TM) prevede anche la possibilità di delegare a incaricati WorkDoc la redazione del Manuale e la presa in carico del compito di Responsabile della Conservazione Sostitutiva, sgravando così l'azienda e le sue persone da tutti gli obblighi relativi.
In base alle regole tecniche dettate dal CNIPA, assolti tali obblighi, la Conservazione Sostitutiva prevede quindi l'adempimento, in successione, delle seguenti fasi:
• apposizione della firma digitale sul singolo documento informatico statico
• apposizione della firma sull'intero lotto di conservazione
• apposizione di una marca temporale all'intero lotto (per alcune tipologie documentali)
• per i documenti fiscali, estrazione dell'impronta da trasmettere all'Agenzia delle Entrate
• produzione di 2 copie su supporti magneto-ottici
Una volta eseguita la conservazione, nel corso degli anni di conservazione il responsabile deve:
• verificare la leggibilità, e in caso di non leggibilità provvedere a ripristinare la copia
• esibire i documenti in caso di controllo da parte degli organi competenti (Agenzia delle Entrate, Guardia di Finanza)
• esibire i documenti in caso di citazione in tribunale
• se lo ritiene necessario riversare i documenti su nuovi supporti

I benefici della conservazione sostitutiva

Ai vantaggi offerti dai 'tradizionali' servizi WorkDOC di archiviazione fisica, gestione elettronica dei documenti, acquisizione elettronica dei dati, portale internet dedicato, che consentono a enti e aziende clienti di recuperare lo spazio, le risorse e il tempo dedicati alla gestione degli archivi, abbattere i costi relativi, avere accesso rapido ai documenti, la conservazione sostitutiva aggiunge ulteriori benefici: il recupero dei costi dovuto alla smaltimento della carta, l'eliminazione dell'acquisto di materiali di consumo, un risparmio netto sulle imposte di bollo (per i documenti, come i libri contabili, per i quali essa è richiesta).
Per l'erogazione del servizio Agenzia per le Imprese(TM) si avvale della Suite WebDoc e della collaborazione di Omnia Group, società leader nel software development e system integration nei settori della conservazione sostitutiva e della fatturazione elettronica.
Con i servizi di conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica, Agenzia per le Imprese (TM) completa la propria offerta di soluzioni integrate, dalla carta ai byte, per la gestione e valorizzazione del patrimonio documentale.

Responsabile della Conservazione Sostitutiva

Il Responsabile della Conservazione Sostitutiva è responsabile della corretta applicazione della legge e della procedura; in particolare, si fa carico dell'apposizione della marca temporale e della sottoscrizione elettronica del documento informatico memorizzato, assumendo la responsabilità del processo e dei singoli atti. Inoltre:
• definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione, in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici)
• organizza il contenuto dei supporti ottici
• gestisce le procedure di sicurezza e tracciabilità per la corretta conservazione e la successiva esibizione del documento conservato
• archivia e rende disponibili, relativamente ad ogni supporto, la descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti, l'indicazione delle copie di sicurezza, gli estremi identificativi del responsabile della conservazione o di eventuali persone delegate.

Elenco dei documenti che possono essere conservati sostitutivamente:

• libro giornale e libro degli inventari
• scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali
• scritture ausiliarie di magazzino
• registro dei beni ammortizzabili
• registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi, fatture emesse
• dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770 …)
• modelli di pagamento (F23 e F24)
• libri sociali
• bilancio d'esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa
• relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili
• fatture attive e passive, anche sotto forma di conto, nota, parcella e simili
• ricevute fiscali e scontrini fiscali
• documenti di trasporto (DDT)
• scritture ed i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie
• nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo
• libro paga e libro matricola (conservazione secondo C.M. 33/03 Min. Lavoro)

Le principali fonti normative sulla Conservazione Sostitutiva:

• Risoluzione 161/E del 9 luglio 2007 dell'Agenzia delle Entrate
• Circolare 36/E dell'Agenzia delle Entrate dicembre 2006
• Circolare 45/E dell'Agenzia delle Entrate 2005
• Gazzetta Ufficiale del 9 marzo 2004 n.57 â€" Delibera CNIPA 19 febbraio 2004
• Decreto 23 gennaio 2004 Ministero dell'Economia e delle Finanze
• D.L. 23 gennaio 2002 n. 10 Attuazione alla direttiva 1999/93/CE
• Direttiva 2001/115/CE del 20 dicembre 2001
• Circolare del 16 febbraio 2001, n. AIPA/CR/27
• DPR 28 dicembre 2000, n. 445
• D.L. 10 giugno 1994 n. 357 Art. 7
• D.L. 15 marzo 1997 n. 59 Art. 15
• D.P.R. 10 novembre 1997 n. 513
• D.P.C.M. 8 febbraio 1999